Penyimpanan tetap (file permanen)
Banyaknya dokumen yang hilang akibat perusahaan kurang memahami prosedur menyimpan arsip membuat masalah jika telah sampai ke penyimpanan. Kecepatan menemukan dokumen sangat memegang peranan tergantung dengan sistem, peralatan dan petugas filing. Langkah untuk menyimpan adalah sebagai berikut:
Meningkatkan Aksesibilitas & Cepatnya Pencarian
Filing System yang baik memungkinkan karyawan dengan mudah mengakses dokumen yang mereka butuhkan. Ini bisa menjadi kunci untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari dokumen, dan memastikan informasi dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem tanggal (chronological filing system)
Sistem tanggal pada penyimpanan arsip adalah sistem yang mengurutkan surat berdasarkan tanggal menerima surat dan mengirimkan surat sehingga cocok jika mencari surat berdasarkan waktu kejadian. Dalam mengindex arsip pada metode ini juga menyusun frekuensi surat berdasarkan harian, mingguan dan bulanan.
Kelebihan pada sistem tanggal ini sangat cocok bagi surat yang memiliki tanggal jatuh tempo serta dapat melakukan penyimpanan arsip secara lebih mudah. Kelemahannya adalah, untuk mencari arsip terbilang cukup sulit karena membutuhkan kombinasi abjad, tidak hanya tanggal. Hal tersebut bermanfaat untuk organisasi kecil dengan dokumen yang tidak terlalu banyak.
Tujuan Mempersiapkan Daftar Klasifikasi dalam Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Subjek
Daftar klasifikasi arsip adalah daftar yang berisi pengelompokan arsip sesuai masalah. Pengelompokan harus sistematis, logis dan berjenjang dengan tanda khusus sebagai kode.
Berjenjang untuk tingkat I (masalah utama), tingkat II (sub masalah), tingkat III (sub-sub masalah).
Tujuan adanya daftar klasifikasi subjek dalam penyimpanan arsip antara lain:
Manajemen arsip membutuhkan ahlinya, jika ingin yang profesional dengan harga terjangkau dapat langsung ke Chayra Solusi Arsip.
Jasa pelayanan terbaik akan membantu dalam manajemen arsip sistem subjectical filing system sesuai kebutuhan. Penanganan dilakukan oleh tim ahli agar arsip rapi dan memudahkan pekerjaan.
Ingin kantor Anda lebih rapi dan teratur? Jangan biarkan arsip-arsip berantakan mengganggu produktivitas Anda! Chayra Solusi Arsip siap membantu Anda melakukan penataan arsip dengan cara yang efektif dan efisien.
Jangan biarkan arsip kantor menjadi masalah yang mengganggu kinerja Anda. Hubungi Chayra Solusi Arsip sekarang dan rasakan sendiri manfaat dari penataan arsip yang efektif!
Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?
Setiap perusahaan atau organisasi biasanya memiliki arsip yang disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan arsip mereka. Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis. Supaya, arsip itu lebih mudah dan cepat dicari ketika dibutuhkan sewaktu-waktu.
Menurut Muhidin dan Winata (2016), sistem penyimpanan arsip merujuk pada salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin Penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa mendatang.
Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan dan perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Sedangkan, Wursanto (2001) mengatakan sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih cepat ketika diperlukan lagi.
Sugiarto (2005) menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna.
Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain.
Misalnya, penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip bisa membantu kegiatan Kearsipan.
Tidak ada pedoman tata kerja
Tata kerja adalah suatu cara untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana. Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang cara mengelola sebuah pekerjaan, mulai dari pengertian pekerjaan itu sendiri, apa yang harus dilakukan dan caranya.
Pedoman tata kerja sangat dibutuhkan dalam semua bidang, termasuk kearsipan. Suatu perusahaan atau organisasi harus memiliki pedoman tata kerja kearsipan bagi pegawainya yang bertugas mengelola arsip.
Supaya, setiap petugas yang mengembang pekerjaan itu melaksanakannya selaras dengan lainnya dan memiliki tujuan jelas.
Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen untuk Arsip
Untuk memaksimalkan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan, salah satu cara yang dapat Anda lakukan untuk mempercepat prosesnya adalah dengan menggunakan suatu sistem manajemen dokumen terbaik yang berbasis cloud. Dengan menggunakan sistem ini, pencarian lebih cepat karena tidak memakan waktu yang lama lagi dan menghemat kertas serta ramah lingkungan karena telah menggunakan cara baru dengan cloud. Dengan sistem manajemen dokumen terunggul, siapapun yang membutuhkan dapat mengakses dokumen di mana saja dan kapan saja. Sistem ini sangatlah cocok bagi perusahaan yang mempunyai banyak dokumen untuk diarsip. Selain keamanan yang terjamin, adanya fitur folder dan subfolder juga memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dokumen dengan kategori yang sama.
Kini, Anda sudah mengetahui jenis-jenis penyimpanan serta manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip. Memiliki sistem dalam manajemen pada dokumen-dokumen Anda sangatlah penting untuk kemudahan pencarian apabila suatu saat nanti membutuhkan dokumen lama untuk melihatnya. Bayangkan jika Anda tidak mempunyai sistem dan menumpukkan dokumen begitu saja. Sulit untuk mencari dan perlu waktu yang lama pula.
Permudah pengarsipan dokumen Anda dengan sistem manajemen dokumen terbaik dari HashMicro. Dengan penggunaan software untuk mengarsipkan berkas-berkas, mencari dokumen lama hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja. Keamanan dan kemudahan dalam mengelompokkan dokumen membantu perusahaan bekerja secara lebih cepat dan efisien. Unduh skema harga software manajemen dokumen dan dapatkan demo gratis untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
Apakah artikel Ini bermanfaat?
Penyimpanan arsip untuk perusahaan atau kantor ada 5 cara yang sering digunakan. Salah satunya adalah subjectical filing system yaitu penyimpanan berdasar subjek. Bagaimana seluk beluk, kelebihan dan kelemahan jenis ini, lanjut terus baca artikelnya hingga kelar, ya.
Sistem abjad (alphabetical filing system)
Sistem abjad pada sistem penyimpanan arsip merupakan sistem yang mengurutkan arsip berdasarkan abjad. Cara melakukan metode ini yaitu dengan menyusun arsip secara berurut mulai dari awalan A sampai Z dengan tetap berpedoman pada peraturan indexing. Untuk menyusun arsip dengan sistem ini, terbagi menjadi beberapa golongan yakni nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah dan nama organisasi atau perhimpunan. Sistem abjad membutuhkan standar peraturan dari organisasi sehingga semua anggota harus mengikuti prosedur organisasi.
Kelebihan dari sistem abjad adalah, untuk penataan folder lebih mudah dipahami. Mengelompokkan berdasarkan abjad yang sama dapat meminimalisir kesalahan dan lebih mudah untuk mencari dokumen. Dokumen arsip yang berasal dari satu nama juga akan berkelompok menjadi satu. Kelebihan lainnya surat masuk dan keluar tersimpan bersebelahan dalam satu map sehingga mudah untuk mencarinya.
Kelemahan dari sistem abjad yaitu, untuk memberikan label pada folder membutuhkan banyak tenaga. Adanya kesalahan dalam menempatkan berkas apabila tidak memiliki SOP yang tepat dan juga mudah untuk memalsukan berkas karena mudah mengganti abjad dalam surat. Menggunakan peraturan indeks jika ingin menyimpan arsip. Apabila Anda ingin mengirimkan surat yang saling berhubungan namun dalam nama yang berbeda, maka penyimpanannya juga akan berbeda sehingga merepotkan apabila ingin mencari kedua surat tersebut di tempat yang berbeda.
Penyimpanan Dokumen yang Terstruktur
Menyimpan dokumen dan informasi secara terstruktur. Ini berarti setiap dokumen memiliki tempat dan kategori penyimpanan yang jelas. Misalnya, dokumen keuangan dapat memiliki tempat tersendiri yang terpisah dari dokumen hukum atau dokumen data karyawan.
Pengelolaan Siklus Hidup Dokumen
Filing System membantu mengatur siklus hidup dokumen, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan jangka panjang atau penghapusan. Dokumen yang sudah tidak digunakan lagi dapat dikelola sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Sebuah Filing System memungkinkan perusahaan mematuhi peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku terkait.
